1. Whistleblowerpolitikkens formål

Formålet med at udarbejde en whistleblowerpolitik for Styrelsen for Samfundssikkerhed er at fastlægge og beskrive roller og ansvar i forbindelse med styrelsens whistleblowerordning samt retningslinjer for behandlingen af indberetninger.

Whistleblowerpolitikken skal øge muligheden for, at ansatte og andre, der er omfattet af whistleblowerordningen, trygt kan ytre sig om eventuelle ulovlige og kritisable forhold i styrelsen uden at frygte for negative konsekvenser.

Politikken skal endvidere sikre, at styrelsen overholder kravene i whistleblowerloven, herunder dokumentationspligten, hvorefter arbejdsgiveren skal opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen.

Styrelsens whistleblowerordning er et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold. Ordningen udgør desuden et supplement til eksisterende muligheder for fx at rette henvendelse til nærmeste leder, dennes leder, Koncern HR eller tillidsrepræsentanten.

En whistleblower, der påtænker at foretage indberetning til styrelsens whistleblowerordning, kan vælge at indberette via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, som findes her: Den Nationale Whistleblowerordning. Styrelsen skal dog opfordre til, at man indberetter til styrelsens whistleblowerordning i tilfælde, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og hvor whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier.

2.  Whistleblowerordningen

Følgende personer kan foretage indberetning til styrelsens whistleblowerordning:

• Alle ansatte i styrelsen
• Lønnede eller ulønnede praktikanter i
• Samarbejdspartnere, som styrelsen har et mere kontinuerligt eller formaliseret samarbejde med, bl.a. personer som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører (fx i forbindelse med Facility Management).
• Tidligere
• Personer, hvis arbejdsmæssige forhold i styrelsen endnu ikke er påbegyndt, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen eller andre før-kontraktuelle

Personer, der ikke er omfattet af ovenstående personkreds, er ikke omfattet af styrelsens whistleblowerordning.

Medarbejdere og andre omfattet af styrelsens whistleblowerordning kan finde information om ordningen på styrelsens hjemmeside.

3. Hvad kan indberettes?

Følgende forhold omhandlende styrelsens kan indberettes:

1. Overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for
2. Alvorlige lovovertrædelser.
3. Øvrige alvorlige

Hvad angår overtrædelser af EU-retten, er det ikke et krav, at der er tale om en alvorlig overtrædelse.

”Alvorlige lovovertrædelser” omfatter overtrædelser af national ret. Det kan både være alvorlige overtrædelser af straffeloven, særlovgivning eller anden lovgivning. Også overtrædelser af de dele af EU-retten, der ikke er omfattet af whistleblowerdirektivets anvendelsesområde, er omfattet.

”Øvrige alvorlige forhold” dækker over en række forskelligartede forhold og vil kunne omfatte bl.a. grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer om fx tjenesterejser, gaver eller regnskabsaflæggelse.

En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt anses for alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få frem i lyset.

Der er en række særlige oplysninger, som ikke er omfattet af whistleblowerlovens anvendelsesområde. Dette gælder bl.a. klassificerede oplysninger. Det betyder, at whistlebloweren ikke er beskyttet af loven, hvis whistleblowerenheden vurderer, at der indberettes sådanne oplysninger.

For en nærmere beskrivelse af, hvilke oplysninger som kan indberettes via whistleblowerordningen, henvises til Vejledning for whistleblowere (pkt. 5). I vejledningen er det beskrevet, hvilke områder inden for EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet (og dermed ordningen), ligesom der er angivet yderligere eksempler på alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold.

Det er en betingelse for at være beskyttet af whistleblowerloven, at den, som foretager indberetning, har grund til at antage (dvs. at man er i god tro om), at de indberettede oplysninger er korrekte, og at oplysningerne handler om overtrædelser eller forhold, der er omfattet af loven.

Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle overtrædelser, som har fundet sted, eller som med stor sandsynlighed vil finde sted. Endvidere kan der indberettes om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.

4. Whistleblowerenheden

Styrelsen har udpeget en whistleblowerenhed, der er ansvarlig for at behandle indberetninger til whistleblowerordningen. Sagsbehandlerinstruksen, se nedenfor i afsnit 6, for whistleblowerordningen i styrelsen skal følges ved behandlingen af whistleblowersager.

Formålet med etableringen af whistleblowerenheden er, at der skal være et upartisk organ, der er underlagt krav om fortrolighed og tavshedspligt, og som objektivt og sagligt behandler indberetninger, så man trygt kan indberette til whistleblowerordningen uden frygt for repressalier.

Whistleblowerenheden består af:

• Chefen fra Jura kontoret og teamledere for Intern Sikkerhed i kontoret Økonomi og Intern Service.

5. Afsendelse af indberetninger til ordningen

Whistleblowerordningen i styrelsen understøttes af en digital whistleblowerportal, som kan tilgås via styrelsens hjemmeside. Portalen sikrer, at kommunikationen mellem whistleblowerenheden og whistlebloweren sker over en krypteret forbindelse, der sikrer fortrolighed.

En indberetning er som udgangspunkt anonym, medmindre man som whistleblower selv oplyser sin identitet eller kontaktoplysninger. Der foregår dog en teknisk sikkerhedsovervågning af whistleblowerportalen, hvorved afsenders IP-adresse kan blive registreret. Styrelsen skal derfor informere whistlebloweren om, at denne kan bruge tekniske foranstaltninger, der sikrer anonymitet på nettet til at forhindre sporing via IP-adressen.

Når en indberetning er sendt, får whistlebloweren umiddelbart herefter en autogenereret kvittering på, at henvendelsen er modtaget. Whistlebloweren får også en 16-cifret kode, der skal benyttes til at logge på portalen igen. Efterfølgende sender whistleblowerenheden en standardbesked til whistlebloweren via portalen, der vejleder whistlebloweren om, hvornår denne bør logge på igen.

6.1 Modtagelse

Whistleblowerenheden vurderer indledningsvis, om indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen. Det betyder, at indberetningen skal være indberettet af en person, der er berettiget til at indgive indberetning til whistleblowerordningen, og at indberetningen skal være omfattet af whistleblowerlovens anvendelsesområde, jf. afsnit 2 og 3 i denne politik.

Hvis indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerordningen, afvises den. Herudover afvises en indberetning, hvis den er så mangelfuld eller usammenhængende, at den er åbenlyst uegnet til videre behandling.

Hvis en indberetning bliver afvist, oplyses whistlebloweren om årsagen hertil og vejledes i relevant omfang om, hvortil henvendelsen kan rettes.

Når styrelsen modtager en indberetning, journaliseres den af whistleblowerenheden i styrelsens sagsbehandlingssystem med indblikskode, så det alene er autoriserede medarbejdere i whistleblowerenheden, der kan tilgå sagen. En it-medarbejder vil endvidere have adgang via en særskilt administratorkonto som led i den almindelige it-drift.

Indberetninger, der viser sig grundløse, eller som ikke er omfattet af whistleblowerordningen, journaliseres også i sagsbehandlingssystemet, så styrelsen kan dokumentere, hvordan indberetningen er håndteret, til brug for den årlige statistik og for at overholde arkivreglerne.

6.2 Opfølgning

Opfølgningen indebærer, at whistleblowerenheden skal vurdere, hvorvidt påstandene i indberetningen er korrekte, og hvor det er relevant at foretage intern undersøgelse. I visse tilfælde kan det også være nødvendigt, at der igangsættes tiltag, der har til formål

at stoppe det forhold, der omtales i indberetningen. Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres, beror på indberetningens indhold og karakter.

Hvis en sag giver anledning til, at der træffes beslutning om fx kontrakt- eller ansættelsesretlige konsekvenser, træffes beslutningen i henhold til de almindelige processer for sådanne beslutninger i Styrelsen for Samfundssikkerhed.

6.3 Meddelelse om opfølgningen

Whistleblowerenheden skal i videst muligt omfang oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat og om begrundelsen herfor. Dette skal ske inden for rammerne af gældende lovgivning, herunder forvaltningsloven, databeskyttelsesreglerne og lovbestemte tavshedspligter.

Det betyder, at whistleblowerenheden efter omstændighederne kan være underlagt visse begrænsninger i forhold til at kunne oplyse om opfølgningen på indberetningen (fx hvis der er foretaget politianmeldelse af en person).

Whistleblowerenheden skal give feedback til whistlebloweren hurtigst muligt og inden for tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen af indberetningen.

Hvis det ikke er muligt at afslutte opfølgningen inden for denne frist, oplyses whistlebloweren herom, og (hvis det er muligt) om, hvornår opfølgningen forventes afsluttet.

Når opfølgningen er endeligt afsluttet, giver whistleblowerenheden meddelelse til whistlebloweren herom.

7.1 Whistlebloweren

Beskyttelse mod repressalier

Whistlebloweren er beskyttet mod repressalier, som følge af at vedkommende har foretaget indberetning, når denne ligger inden for whistleblowerlovens anvendelsesområde (pkt. 2-3).

Ved ”repressalier” forstås en ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en indberetning. Det kan fx være suspension, afskedigelse, degradering eller et forsøg på at hindre en indberetning. For nærmere oplysninger om repressalier kan der henvises til Vejledning for whistleblowere (pkt. 8).

Tavshedspligt

Whistleblowerenheden har en særlig tavshedspligt i forhold til oplysninger, der indgår i indberetningen. Det betyder, at der ikke kan gives aktindsigt i indberetningen, og at der ikke efter eget skøn kan gives meroffentlighed. Tavshedspligten gælder desuden for personer, som i forbindelse med en lovlig videregivelse får kendskab til oplysningerne i indberetningen.

Videregivelse af oplysninger om identitet

Oplysninger om whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, må ikke uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke videregives til personer uden for whistleblowerenheden. Det er whistleblowerenhedens ansvar at vurdere, hvad der kan gøre en person identificerbar.

Whistleblowerloven indebærer en fravigelse af forvaltningslovens kap. 4-6 om partsaktindsigt, partshøring og begrundelse, hvilket betyder, at whistleblowerens identitet ikke må oplyses i disse situationer, men at der bl.a. skal gives partsaktindsigt og partshøres over de øvrige oplysninger, der indgår i en indberetning.

Der kan være sager, hvor resultatet af, at en whistleblower ikke samtykker til videregivelse af oplysninger om dennes identitet, bliver, at det ikke vil være muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt til at kunne gå videre med sagen.

Oplysninger om whistleblowerens identitet kan dog uden samtykke videregives til andre offentlige myndigheder, hvis videregivelse sker for at imødegå overtrædelser (eksempelvis en kriminel handling, der ikke har fundet sted endnu) eller med henblik på at sikre berørte personers ret til forsvar. Hvis whistleblowerens identitet videregives uden samtykke, skal whistleblowerenheden orientere whistlebloweren om videregivelsen med en begrundelse for videregivelsen, medmindre underretningen vil bringe relaterede undersøgelser eller retssager i fare. Whistleblowerens identitet kan tillige videregives ved en eventuel retssag vedrørende det indberettede forhold.

Andre oplysninger fra indberetningen, og dermed oplysninger, som ikke afslører whistleblowerens identitet, videregives kun til personer uden for whistleblowerenheden som led i en opfølgning på en indberetning eller for at imødegå en potentiel overtrædelse.

7.2 Den berørte person

Den berørte person er den person, som i indberetningen angives som den, til hvem overtrædelsen kan henregnes, eller som overtrædelsespersonen har en tilknytning til.

Fortrolighed og effektivt forsvar

Whistleblowerenheden skal sikre, at den berørte persons identitet beskyttes i forbindelse med sagsbehandlingen, og at personen har adgang til et effektivt forsvar i forbindelse med eventuelle straffesager eller andre sager, hvor de indberettede oplysninger indgår som led i bevisførelsen m.v., herunder ved at registrere den modtagne indberetning.

Sagsoplysning

Oplysninger i en indberetning fra en anonym whistleblower kan efter omstændighederne danne grundlag for, at en sag indledes. Til gengæld kan sådanne oplysninger som hovedregel ikke indgå som en del af det bevismæssige grundlag for en indgribende afgørelse. I sådanne situationer vil det være nødvendigt at indhente yderligere oplysninger til brug for behandling af sagen.

Sådanne oplysninger vil fortsat være omfattet af den berørte persons partsrettigheder efter forvaltningsloven med de undtagelser der gælder efter whistleblowerlovens § 26, stk. 5, ligesom almindelige forvaltningsretlige grundsætninger vil skulle overholdes, herunder officialmaksimen.

Indberetninger til whistleblowerportalen slettes automatisk efter 90 dages inaktivitet på sagen. Hvis sagen ikke er færdigbehandlet, skal slettefristen udskydes i yderligere 90 dage. Funktionen til udskydelse af sletning må udelukkende benyttes, hvis sagen ikke er færdigbehandlet, og det er forventningen, at der fortsat vil være behov for at kommunikere med whistlebloweren. En eventuel udskydelse skal dokumenteres på sagen. Det er ikke muligt for whistleblowerenheden manuelt at slette henvendelser på portalen.

Indberetninger, der er journaliseret i styrelsens sagsbehandlingssystem, opbevares efter de gældende regler for opbevaring, jf. lovgivningen om opbevaring af offentlige arkivalier.

Det følger af whistleblowerlovens § 27, at Styrelsen for Samfundssikkerhed mindst en gang årligt skal offentliggøre oplysninger om sin virksomhed efter whistleblowerloven. I styrelsen udmøntes denne bestemmelse i en årlig rapportering, som offentliggøres på styrelsens hjemmeside (www.samsik.dk).

Offentliggørelsen indeholder oplysninger om antallet af modtagne indberetninger og status for opfølgning på indberetningerne, herunder oplysninger om:

• Hvor mange indberetninger, der er
• Hvor mange indberetninger, der er afvist eller
• Hvor mange indberetninger, der har givet anledning til

Offentliggørelsen indeholder desuden en beskrivelse af de overordnede temaer for de indberetninger, der er modtaget og fulgt op på i perioden.